Peran dan Manfaat Teknologi Informasi dalam Administrasi Bisnis
Pada era ini teknologi informasi bukan hanya berkembang dengan pesat, tetapi juga sering mengalami perubahan yang sangat cepat. Dalam tiap detik selalu ditemukan penemuan baru dengan tujuan untuk memperbaiki atau menyempurnakan hasil teknologi sebelumnya. manfaat teknologi informasi pada saat ini tidak hanya dipergunakan untuk kepentingan organisasi saja, tetapi juga untuk kebutuhan individu. Bagi organisasi teknologi informasi dapat digunakan untuk mencapai keunggulan kompetitif, sedangkan untuk kebutuhan individu, teknologi dipergunakan untuk kepentingan pribadi seperti mencari pekerjaan.
Kali ini saya akan membahas bagaimana peran dan manfaat teknologi informasi pada bidang bisnis. Namun sebelum itu mali kita kenali apakah yang dimaksud dengan administrasi bisnis itu sendiri. Administrasi bisnis atau administrasi niaga adalah proses pengelolaan perusahaan atau organisasi guna menjaga kestabilan dan perkembangan organisasi tersebut. Tujuan dari administrasi bisnis itu sendiri adalah untuk memperoleh keuntungan yang sebesar-besarnya dengan menekan pengeluaran seminimal mungkin. Administrasi bisnis lebih mengutamakan efisiensi ekonomi dibandingkan prosedur yang berlaku. Manfaat dari administrasi bisnis hanya untuk kepentingan perseorangan dan kelompok tertentu.
Sebelum itu mari kita ketahui apa yang dimaksud dengan Teknologi Informasi. Teknologi Informasi (TI), atau dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah Information technology (IT) adalah istilah umum untuk teknologi apa pun yang membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan, mengomunikasikan dan/atau menyebarkan informasi. TI menyatukan komputasi dan komunikasi berkecepatan tinggi untuk data, suara, dan video. Contoh dari Teknologi Informasi bukan hanya berupa komputer pribadi, tetapi juga telepon, TV, peralatan rumah tangga elektronik, dan peranti genggam modern (misalnya ponsel).
Peran Teknologi Informasi dalam Administrasi Bisnis
Adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Di bawah ini dapat dilihat bagaimana teknologi informasi dapat membantu masing-masing pekerjaan kantor
1. Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan
Dengan
diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word
processor, maka dengan menggunakan komputer
semacam ini penyelesaian surat-surat dan laporan sangat dipermudah, cepat, dan
cermat.
Ada tiga jenis dasar word processor :
Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat
penggunaan word processor independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan
teks, terdiri atas keyboard , processor, memory,layar,dan printer.
Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai
suatu sistem, terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungkan
dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan, penyimpanan
dan pencetakan.
Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana digunakan
program pengolahan kata (a word-processing program).
2. Komunikasi Perkantoran
Komunikasi dapat diartikan sebagai proses
penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi
merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang dalam organisasi untuk mencapai
tujuan bersama. telekomunikasi adalah cara penyampaian informasi jarak
jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio. Informasi tidak
saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya
dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk
tulisan, angka, maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut,
sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah
jumlahnya.
3. Pengiriman Surat
Setelah berkembangnya teknologi informasi
yang diterapkan pada telekomunikasi, pengiriman surat, terutama pengiriman
surat jarak jauh, dilakukan dengan pesawat elektronik, karena itu dikenal nama
Pos Elektronik (Electronic Mail). Karakteristik utama dari electronic mail
adalah transmisi informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang
kepada orang lain dengan menggunakan metode elektronik penangkapan,
pentransmisian, dan penyampaian informasi. Karena informasi disampaikan secara
visual, maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan. Yang termasuk ke dalam pos
elektronik adalah teleks, faksimile, dan komunikasi antar komputer.
4. Pengarsipan/Filling
Komputer mikro sangat membantu dalam hal
pelaksanaan pekerjaan mengarsip/filing warkat-warkat. Arsip yang semula berupa
tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat disimpan di
dalam disket-disket, CD, flashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip sekarang
beralih kepada penyimpanan dan pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih
sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas.
Manfaat Teknologi Informasi dalam Sistem Informasi dan Komunikasi
1. Informasi
Peran teknologi informasi dalam bidang
media dan penyebaran informasi tidak bisa disangkal. Beberapa contoh
keuntungannya adalah:
a. Menyampaikan Informasi Genting dengan Cepat
Dapat menyampaikan informasi genting
seperti kabar tentang saham dan lainnya yang berhubungan dengan kegiatan bisnis
perusahaan atau organisasi dengan cepat dan efisien.
b. Memberi Suara ke Pihak yang Membutuhkan
Teknologi informasi seperti media sosial,
internet, dan perangkat mobile memberi kesempatan bagi pihak tertentu
untuk menyuarakan aspirasi dan protes dengan lebih mudah. Hal ini dapat
mempermudah konsumen atau rekan kerja yang ingin menyampaikan keluhan ataupun
pendapatnya kepada pihak perusahaan.
c. Memudahkan Pengecekan Informasi
Informasi yang simpang-siur memang
menjadi tantangan era digital, tetapi teknologi informasi juga memberi alat
untuk membongkar kekeliruan dan pemalsuan. Teknologi juga memudahkan
anggota industri media untuk mendapat bahan berita yang beragam atau
menciptakan pembahasan dari berbagai sudut pandang. Dengan adanya pengecekan
informasi yang akurat nantinya dapat mempermudah jalannya perusahaan dalam
mengembangkan usahanya.
2. Komunikasi
Komunikasi merupakan salah satu tujuan
utama pengembangan teknologi informasi. Manfaatnya bagi bidang komunikasi
antara lain:
a. Menurunkan Biaya untuk Berkomunikasi
Hampir semua kalangan masyarakat kini
bisa menikmati teknologi komunikasi seperti telepon dan internet dengan biaya
lebih murah. Hal ini karena perkembangan teknologi informasi yang meluas.
b. Mempercepat Penyampaian Informasi
Manfaat teknologi informasi yang paling
jelas adalah mempercepat arus informasi. Berita terbaru, kabar keluarga, hingga
informasi jadwal acara bisa disampaikan dengan cepat lewat email, telepon,
pesan singkat, dan sebagainya.
c. Memberi Akses Komunikasi lebih Merata
Perkembangan teknologi informasi menciptakan jaringan komunikasi lebih luas. Kini, banyak orang di pedesaan, kota kecil, hingga daerah terpencil punya kesempatan mendapat akses teknologi komunikasi serta sumber informasi.
Komentar
Posting Komentar